「やることが多すぎて時間がない！」時間を上手に管理して、ストレスを溜めずに過ごす方法

現代社会において、多くの人が「時間がない」という悩みを抱えています。

仕事、家事、育児、勉強など、やらなければいけないことが山のようにあり、24時間があっという間に過ぎてしまう感覚…そんな経験はありませんか？

しかし、「時間がない」という悩みは、実は時間そのものの不足ではなく、時間管理の仕方に問題があることが多いのです。

本記事では、時間を上手に管理して、ストレスを溜めずに過ごすための方法を5つのステップに沿って詳しく解説します。

「時間がない」と感じてしまう理由

「時間がない」と感じてしまう原因はいくつかあります。自分の行動や考え方が当てはまっていないか確認をし、時間の管理をする際の参考にしていきましょう。

情報が多すぎて選べない

現代社会は情報化社会と呼ばれ、かつてないほど多くの情報が溢れています。

過去に比べて人々ができること・やるべきこと・やりたいことの選択肢が飛躍的に増えました。この多様化は、個人の時間をどのように使うかに関して、かつてないほどの自由をもたらしています。

しかし、同時に、何を優先すべきかを決めることの難しさも増大しました。

• 自分が本当に挑戦したいこと
• 人によくみられたくて選択していること
• 付き合いのために行っていること

不必要な情報による集中力低下

情報を受け取るタイミングを間違えてしまうと、私たちの注意を散漫にし、集中力を低下させています。

インターネット、SNS、メールなど、絶え間なく流れ込む情報に振り回され、大切なタスクに集中できない時間が増えています。

• 仕事中に届いたメール・かかってきた電話で集中が途切れてしまう
• 休憩中にSNSを確認したら、つい長時間見てしまい、時間がなくなってしまった

このような経験がある方は、多いのではないでしょうか。

完璧主義による「やらなきゃいけないこと」の増加

完璧主義の人は、小さなことにも完璧を求めてしまい、「やらなきゃいけないこと」がどんどん増えてしまいます。その結果、時間がいくらあっても足りないという感覚を引き起こします。

完璧主義の人は、「完璧な状態にする」ことを目的としますが、「期限までに終了させること」「今やるべきことは、他にもないか」といった考えを巡らせてみることも大切です。

マルチタスクの落とし穴

マルチタスクとは、複数のタスクを同時に行うことです。一見効率的に思えますが、実は集中力が分散し、作業時間が長くなってしまうことがわかっています。

時間管理術の盲点

時間管理術はたくさんありますが、自分に合った方法を見つけることが重要です。自分に合わない方法を無理に続けていると、かえってストレスが溜まってしまう可能性があります。

時間を上手に管理する5つのステップ

時間と上手に付き合い、「時間がない！」とならないようにするための考え方を5つのステップで紹介します。順番に行うことがおすすめですが、自分の興味のある・できることから始めていただいて大丈夫です。

一つでも、実際に行動にしてみることが大切です。

ステップ1：「本当に必要なこと」を明確にする

時間管理の第一歩は、「本当に必要なこと」をはっきりさせることです。

タスクリストの作成

まず、思いつく限りのタスクを書き出してみましょう。仕事、家事、育児、勉強、趣味など、あらゆる分野のタスクをリストアップします。

書き出したタスクの中から、

• 自分が行わなくても良いもの（人に任せる・機械に任せるなど）
• 優先度の低いもの（ずっと続けていたけど実はもうそこまで興味がないことなど）

など、「やらなくても良いこと」が紛れていないかを確認し、タスクから削除していきます。具体的に削除する方法は下の項目で詳しく紹介します。

断捨離で時間を作る

時間管理は、物理的な断捨離と同様に、不要なものを捨てることから始まります。

• 習慣化されていない趣味
• 購読しているけど読んでいないメルマガ
• 集中してみていないテレビ番組

これらの不要なもの・優先度が低いことにかけている時間を捨てることで、本当に必要なことに集中できる時間を作ることができます。

「やらないことリスト」の作成

「やるべきことリスト」だけでなく、「やらないことリスト」を作成するのも効果的です。

• 他の人の期待に応えること
• 無駄な会議への参加
• 完璧主義による無駄な作業

「やらないことリスト」を作成することで、自分の意思を明確にし、時間の使い方に自信を持つことができます。

アイゼンハワーマトリックスの活用

次に、アイゼンハワーマトリックスと呼ばれるフレームワークを活用して、タスクを重要度と緊急度によって分類します。

日常生活の中では、緊急度の高いものに目が行きがちで「緊急度は低いが、重要度の高いもの」に手が付けられないことがよくあります。

しかし、分類をして可視化することで、「重要度が高いもの」に目を向けることができ、正しく時間配分を考えられるようになります。

ステップ2：集中できる環境を作る

集中できる環境を作ることは、効率的に作業を進めるために不可欠です。

作業スペースの整理整頓

散らかった作業スペースは、集中力を妨げます。

机の上にたくさんのものがあると、気が散ってしまったり・ものを探すときも時間がかかってしまったりとマイナスの面があります。

集中力を妨げる誘惑を断つ

スマホやパソコンの通知音、SNSの誘惑などは、集中力を著しく低下させます。

• 作業中は通知音をオフにする
• SNSを見るときはアラームをかける
• 集中力を妨げるものを机から離す

一度切れた集中力を戻すのは労力がいるので、集中力がきれない環境を作ることに重点を置くようにしましょう。

時間帯による集中力の差

人によって、集中できる時間帯は異なります。

• 午前中に集中できる人
• 午後に集中できる人
• 夜に集中できる人

ステップ3：効率的なスケジュールを組む

効率的なスケジュールを組むことは、時間を有効活用するために重要です。

ポモドーロ・テクニックの活用

ポモドーロ・テクニックは、25分間集中して作業し、5分間の休憩を取る時間管理術です。

余裕をもった時間を見積もる

タスクごとに必要な時間を見積もり、スケジュールに組み込みましょう。しかし、予定通りに進むとは限りません。

これらの対策を講じることで、緊急時に慌てずに対応することができます。

自分に合ったスケジュールを見つける

人によって心地よいタスク管理は異なるため、自分に合ったスケジュールを見つけることが重要です。

• 1日のスケジュールを細かく決める人
• 大枠を決めて、その中で自由に動く人

自分に合った方法を見つけることで、ストレスなくスケジュールを管理することができます。

時間管理を継続するためのモチベーション維持

時間管理を継続するためには、自分にとって苦痛なくモチベーションを維持することが重要です。

「自分でもできた」「この方法なら自分の生活が楽になる」と感じられる方法を活用することで、モチベーションを維持することができます。

ステップ4：一つのことに集中する

「ながら作業」は一見効率的に思えますが、実は集中力を低下させ、作業時間を長びかせてしまいます。

「マルチタスクの落とし穴」でも伝えしましたが、一つのことに集中して作業することで、効率良く作業を進めていくことができます。

ステップ5：休息とリフレッシュの時間を確保する

休息とリフレッシュの時間は、集中力を維持するために不可欠です。

適切な休憩時間の取り方

休息やリフレッシュには、さまざまな効果があります。

具体的な休息方法として以下に一例を紹介しますが、リラックスできる・体が休まる方法は人それぞれですので、自分に合った休息方法を見つけることが大切です。

• 軽い散歩をする
• 音楽を聴く
• 読書をする
• 瞑想をする
• 友人と会話をする
• 趣味の時間を楽しむ

自分に合った趣味の見つけ方は、以下の記事で詳しく解説しています。

休息は短時間でも疲労を回復させたり、気持ちをリフレッシュさせたりする効果があります。作業の合間などに適度に休息を挟むことで、効率アップをしてより充実した時間の過ごしましょう。

自分に合った休息方法を見つけて、定期的に休息を取り、集中力アップや疲労回復をして、時間を効率良く使えるようになりましょう。

時間管理を継続させるコツ

自分に合った時間管理術を見つける

時間と上手に付き合い続けるためには、自分に合った時間管理術を見つけることが重要です。

効果的な時間管理は、個人の生活、仕事の性質、個人の好みに合わせてカスタマイズすることが重要です。自分自身のリズムを理解し、試行錯誤を重ねながら、最も効率的な方法を見つけ出すことが大切です。

• 自分に合った方法を見つけるために、様々な方法を試してみる
• 完璧を求めず、自分にできることから始めてみる

80％の完成度を目指す

時間管理を成功させるためには、完璧を目指すことをやめ、実行可能で現実的な目標を設定することが重要です。

完璧を求めるあまり、逆に時間を無駄にすることになりかねません。

周囲へ頼る

一人で抱え込まず、周囲に頼ることも大切です。

支援を求めることで、タスクを分担し、ストレスを軽減することが可能です。委譲は、チームワークを強化し、全員の生産性を高めるための重要なスキルとなります。

• 家族や友人に協力を依頼する
• 同僚に助けを求める
• 家事代行サービスを利用する

これらの方法を活用することで、自分の時間を有効活用することができます。

自分を労わることの大切さ

自分を労わることは、時間管理を継続するために不可欠です。

継続的な時間管理と生産性の向上は、自分自身を適切に労わり、ケアすることから始まります。過度なストレスや疲労が蓄積されると、どんなに優れた時間管理術もその効果を発揮できません。

• 十分な睡眠を取る
• 健康的な食事をする
• 適度な運動をする
• 趣味の時間を作る

これらの方法を活用することで、心身ともに健康に過ごすことができます。

優先順位の決定方法

自分にとって何が最も価値があるのかを理解し、それに基づいて日々のタスクの優先順位を決定します。タスクを整理する際には、以下の項目を考慮して優先順位を決定しましょう。

• 重要度
• 緊急度
• 自分の興味・関心

これらの要素を考慮することで、本当に必要なことに集中することができます。

仕事とプライベートのバランスの取り方はひとそれぞれ

仕事とプライベートのバランスを取ることは、ストレスを溜めずに充実した生活を送るために重要です。バランスの良い生活は、ストレスを減らし、全体的な幸福感を高めます。

• オンオフの切り替えを意識する
• 休暇を取得してリフレッシュをする
• 趣味の時間を作る

これらの方法を活用することで、仕事とプライベートの両立を実現することができます。

「ノー」と言う力：境界線の設定

自分の許容範囲を超える要求には、「ノー」と言うことも大切です。

• 自分の時間と労力を守る
• ストレスを溜めない
• 自己肯定感を高める

「ノー」と言えることは、自分へのメリットもありますが、周りの人へも良い効果を発揮する場合があります。

自分が無理をして頑張りすぎても、うまくいくとは限りません。自分のできることを示すことで、チームがうまくいく場合や周りの人が協力をしてくれることで信頼関係が深まることもあります。

おすすめ時間管理ツール

時間管理をサポートするツールを活用することで、効率的に時間管理を行うことができます。

アプリ

タスク管理や時間追跡に特化したアプリは、日々の活動を整理し、時間の使用を最適化するのに役立ちます。

• 時間管理アプリ
• ToDoリストアプリ
• カレンダーアプリ

「やらなければいけない」タスクを可視化することで、どこまで終わっているかの確認や全体のバランス、優先順位をつけやすくなるなどメリットがたくさんあります。

集中力を高めるアイテム

ノイズキャンセリングヘッドフォンや集中力を高めるための音楽など、作業環境を整えるアイテムも時間管理には欠かせません。

• ノイズキャンセリングヘッドホン
• アロマオイル
• 自然音

集中力が高まる環境は、人それぞれ異なります。誰もいない静かな自分の部屋、周りにある程度の雑音があるカフェ、一緒に努力をしている人がいる職場…

自分に合った環境を選択することも大切ですが、ある程度は自分で環境を作ることも可能です。周囲の音を遮るヘッドホン、リラックスできる香り、落ち着くことができる音など。

より作業に集中できるようにアイテムを使用することで、効率が上がり余った時間で別のことをする余裕が生まれます。

時間管理は、人生を豊かにする重要なスキル

時間管理術を実践することで、自分自身のため、そして周囲の人々のために、より充実した時間を過ごすことができるようになります。重要なのは、完璧を目指すのではなく、自分にとって最適なバランスを見つけることです。

時間は有限ですが、その使い方は無限です。

ぜひ、本記事で紹介した方法を実践して、充実した時間を過ごしてください。